Samenwerken aan een integraal managementsysteem

Handig, zo’n integraal managementsysteem. De manier van planmatig werken is efficiënt, werkt snel en is duurzaam voor het organisatieproces. Maar hoe implementeer je het systeem binnen je bedrijfsvoering? Bij de workshop ‘Risicomanagement in de praktijk’ door Edwin Martherus voor de Dag van de KAM-professional op 28 juni werd onder andere dit onderwerp op een interactieve manier behandeld. Kon je niet aanwezig zijn? Wij hebben een korte samenvatting voor je gemaakt!

Samenwerken

Uiteindelijk gaat het allemaal om samenwerking. Volgens Edwin is het vooral belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het bedrijf bewust wordt van onder andere de procedures en procesbeschrijvingen. Nadenken over de (product)risico’s: wat betekenen deze risico’s voor jouw procesbeschrijving en voor jouw organisatie? En op welke manier ga je jouw collega’s daar vervolgens bewust van maken?

Om de tafel

Breng het onderwerp letterlijk naar de mensen toe. Ga met je collega’s om tafel zitten en breng de risico’s samen met hen in beeld. Overleg met de werknemers waar volgens hen de kansen en risico’s liggen, zodat je je meer bewust wordt van de kansen en risico’s van de verschillende afdelingen. Tegelijkertijd voelen je collega’s zich meer betrokken bij het bedrijfsproces en zullen ze zich eerder bewust worden van de kansen en risico’s die spelen binnen jullie organisatie.

Nut en noodzaak

De mensen willen de nut en noodzaak kennen van het bedrijfsproces. Zonder nut en noodzaak is er volgens Edwin geen beweging in de organisatie en zijn mensen niet bewust van de eventuele risico’s die zich afspelen binnen het bedrijf. Breng de doelen en het resultaat van dat proces in kaart. Wanneer je de risico’s in kaart hebt gebracht, vertel je vervolgens hoe je de risico’s beheerst binnen het bedrijf. Denk aan de preventieve maatregelen die er zijn genomen. Vertel wat voor dingen je hebt geregeld, mocht er iets gebeuren. Stel de verantwoordelijke personen aan, zodat iedereen zich bewust is van zijn of haar positie. Let op: we hebben het niet over problemen, maar over de dingen die mogelijk mis kunnen gaan. Deze benadering zorgt voor een positieve mindset.

Communicatie

We leven de regeltjes netjes na, maar vaak worden de risico’s binnen het bedrijf niet goed beheerst. Dit komt onder andere doordat er bewustwording ontbreekt. Ook is het niet altijd duidelijk wie er verantwoordelijk is voor welke maatregel/actie, mocht er iets gebeuren. Preventief werken: koppel je risico’s én kansen aan doelen: dit zorgt ook voor een betere bewustwording. Voer discussies met elkaar en breng de risico’s én kansen samen in kaart. Betrek ook het managementteam bij deze discussies, alle afdelingen, zoals het productieteam en de afdeling inkoop en logistiek. Zorg voor diversiteit tijdens deze discussies. Het allerbelangrijkste? Communicatie! En de communicatieleider van dit gesprek ben jij! Je hebt een coachende en begeleidende rol om de mensen zelf na te laten denken over een integraal bedrijfsmanagementsysteem. Benut deze kans.