Interne audits op basis van HLS

Wel of niet een goed idee?

De komst van de High Level Structure (HLS), een initiatief van ISO (in 2012 vastgesteld) om een ‘structuur’ op hoofdlijnen’ voor de managementsystemen te ontwikkelen, heeft gezorgd voor grote veranderingen binnen de betreffende managementsystemen. De HLS moet er o.a. voor zorgen dat de normen voor managementsystemen beter op elkaar aansluiten en de bedrijfsvoering van een organisatie eenvoudiger wordt. Een integratie van verschillende ISO-certificeerbare managementsystemen samenbrengen tot één integraal managementsysteem. Maar moeten we de integrale bedrijfsvoering voortaan ook gaan auditen op basis van de HLS?

VUCA-tijd

Volgens Edwin Martherus sluit de HLS goed aan op de Volatiele, Uncertain, Complex en Ambiguous (VUCA-) tijd waarin organisaties zich vandaag de dag in bevinden. Oftewel: de continue veranderende markt, de onzekere en complexe wereld waarin we leven. Strategische kansen en risico’s verschuiven, organisaties moeten zich steeds vaker opnieuw uitvinden en hun bedrijfsvoering aanpassen op alle veranderingen. Het heeft dan ook Martherus zijn voorkeur om de algemene bedrijfsvoering te beoordelen op basis van de HLS, om er als bedrijf uiteindelijk veerkrachtiger uit te komen.

Complexe en uitdagende audit

Met het uitvoeren van de interne audits op basis van de HLS wil men de opzet, het bestaan en de werking van het managementsysteem objectief aantonen en beoordelen. De uitkomst van de audits moet ervoor zorgen dat het managementsysteem wordt getransformeerd naar één integraal managementsysteem (of bedrijfsvoering) voor de gehele organisatie. De audits leveren bij aan het verbeteren en ontwikkelen van de effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering en prestaties van de organisatie. Toch wordt het auditen van de bedrijfsvoering op basis van de HLS vaak als complex ervaren. De klus wordt toebedeeld aan de meer ervaren interne auditoren of uitbesteed aan derden. De normeisen voor de opzet van de verschillende systeemelementen zijn niet altijd even eenduidig of concreet. Als auditor moet je volgens Martherus willen en kunnen acteren op een meer strategisch niveau in de organisatie, wat voor de nodige uitdagingen kan zorgen.

Waarderend auditen

Als auditor zijn er allerlei vragen waar je je vooraf mee bezighoudt. Je wilt het liefst van tevoren een helder en eenduidig auditreferentiekader hebben, om zo objectief mogelijk te kunnen auditen. Volgens Martherus iets wat in de praktijk vaak nog ontbreekt. Daarom vindt hij het ook belangrijk om al in de auditvoorbereiding relevante informatie te verzamelen over de bestaande managementinstrumenten (zoals een SWOT-analyse), te beoordelen, waar nodig te bespreken en ze te laten veruidelijken door de verantwoordelijke partij. De uitkomst kan weer als audittoetsingskader worden vastgelegd voor de uiteindelijke uitvoering van de systeemaudit. Ook waarderend auditen vindt hij belangrijk: vanuit de positieve benadering auditen. Zo onderzoek je tijdens de uitvoering van de audit wat nu op dit moment al goed is opgezet – en werkt-  binnen de gehele organisatie en kun je met elkaar tijdens de audit op zoek gaan naar verdere verbeter- en groeimogelijkheden, met de HLS als kernmodel van de reguliere bedrijfsvoering.

Voordelen van een op HLS gebaseerde audit

Martherus heeft de voordelen van het auditen van de bedrijfsvoering op basis van de HLS op een rijtje gezet. Zo geeft hij aan dat hij uit ervaring heeft gemerkt dat het zal zorgen voor een groter draagvlak en betrokkenheid bij de directie en het management voor het uitvoeren van systeemaudits. Ze zullen zich bewust worden van de toegevoegde waarde van een audit en het management zal beseffen dat de HLS ‘maar’ een referentiekader is voor het integrale bedrijfsvoeringsysteem van en voor de organisatie. De druk gaat van de ketel. De werking van het managementsysteem zal verbeteren doordat het zich op deze manier veerkrachtiger en flexibeler maakt voor de toekomst, de VUCA-tijd.

De afzonderlijke ISO-gecertificeerde managementsystemen zullen uiteindelijk te combineren zijn tot één integraal managementsysteem en er zal meer inzicht komen in bestaande managementinstrumenten of initiatieven (zoals de SWOT-analyse of een strategisch kansen- en risicoprofiel) die vanuit een ander kader zijn opgezet en tegenwoordig tot het bereik van de HLS behoren. De eisen met betrekking tot een betere opzet van bestaande systeemelementen en de verbinding tussen afhankelijke systeemelementen op strategisch en operationeel niveau, kunnen volgens Martherus worden aangescherpt.

KAM-professional als business partner

Een audit: niet het favoriete onderdeel van elke werknemer. Of van de KAM-coördinator zelf. Een verplicht nummertje, maar het geeft inzichten in de bedrijfsvoering die anders niet naar boven waren gekomen. Bij organisaties die de HLS als referentiekader gebruiken voor hun bedrijfsvoering, ziet Martherus een duidelijke verandering: “Hier vervult de KAM-professional steeds meer de rol van business partner. Deze heeft met de directie een dialoog over bijvoorbeeld de strategische kansen en risico’s en het implementeren van de HLS, als het integrale referentiekader voor de bedrijfsvoering. Hier wordt het auditprogramma opgesteld door de directie en is er een interne auditpool van KAM-professionals én managers om met name risico gestuurde interne audits en HLS-audits uit te voeren”. Doen dus, zo’n audit op basis van de HLS? Volgens Martherus zeker wel!

Bron: NEN, Edwin Martherus

© Michelle van der Molen – contentmarketeer V-Kam Education