Een geïntegreerde audit: wat is dat?

De introductie van de Extended Audit Approach

Steeds meer organisaties hebben een integraal managementsysteem, passen verschillende normen toe en kunnen hiervoor ook verschillende certificaten behalen. Door de introductie van de High Level Structure (HLS) in 2012, een initiatief van ISO is het voor een organisatie makkelijker om deze normen geïntegreerd toe te passen. Een nieuw systeem vraagt ook om een nieuwe vorm van toetsing. Welke manier van auditen sluit aan bij dit integrale systeem?

Effectiever en efficiënter

Niet alleen de bedrijfsvoering van een organisatie wordt makkelijker dankzij de HLS, het zou ook weleens tot effectievere en efficiëntere audits kunnen leiden. De standaard HLS elementen (documentbeheersing, kenmerken van goed leiderschap, management reviews) hoeven bijvoorbeeld minder aandacht te krijgen tijdens een audit wanneer ISO 14001 van een managementsysteem al is gecertificeerd op basis van ISO 9001. Zo kan de focus tijdens de audit liggen op de voor milieumanagement specifieke eisen: effectiever dus.

Op deze manier krijgen de mensen binnen de organisatie niet tweemaal dezelfde vraag voor de kiezen en wordt er tijd bespaard: efficiënter. Hoe die nieuwe manier van auditen er volgens de HLS dan uit zou moeten zien, is nog maar de vraag. De opzet is er inmiddels, maar er zijn nog steeds een aantal onduidelijkheden binnen deze manier van auditen, waardoor de toetsing pas in januari 2021 geldend is.

Mandatory Documents

De manier van auditen, de regels voor certificeren, liggen vast in internationale normen in de ISO-IEC 17000-serie voor conformiteitsbeoordeling en de daarop gebaseerde certificatieschema’s. De ISO/IEC 17021-1 bevat eisen voor instellingen die systeemcertificatie uitvoeren, zoals beoordelingen tegen ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001. De eisen gaan bijvoorbeeld over de structuur en het managementsysteem van de organisatie, de competentie van het persoon & de planning en de uitvoering en rapportage van certificiatie-audits. In de norm wordt de definitie van een geïntegreerde audit gegeven, maar hoe dit vervolgens moet worden uitgevoerd, wordt niet vermeld.

Door het International Accreditation Forum (IAF), de wereldwijde federatie van accreditatieinstellingen, worden voor bepaalde onderdelen van certificatie mandatory Documents (MD) uitgebracht. De bij het IAF aangesloten accreditatie-instellingen zijn eigenlijk verplicht om de MD’s in aanvulling op de ISO/IEC 17000-normen toe te passen bij accredatie. Recentelijk is er een nieuwe versie van MD 11 uitgekomen: voor de toepassing van ISO/ IEC 17021-1 bij het uitvoeren van audits op geïntegreerde managementsystemen.

Geïntegreerde audit

Een geïntegreerde audit is een audit van het managementsysteem van een organisatie waarbij gelijktijdig twee of meer normen getoetst worden. Aldus de definitie volgens MD 11. De eerste editie van MD11 uit 2013 beschrijft een manier om de maximale korting te berekenen die een certificatie-instelling mag toepassen bij een geïntegreerde audit. De korting mag worden gegeven op de totale tijd die voor afzonderlijke audits tegen de norm zou moeten worden gerekend. Ook hangt de korting af van de mate van geïntegreerd zijn van het managementsysteem van de beoordeelde organisatie en van de mate waarin de individuele auditteamleden zijn gekwalificeerd voor een of meer van de toegepaste normen. De maximale korting bestaat uit 20 procent van de auditduur. Wil je de mate van het geïntegreerd zijn van het managementsysteem beoordelen? Neem dan de factoren uit onderstaande tabel als maatstaaf:

Extended Audit Apporach

In de nieuwe MD 11 is naast het berekenen van de maximale korting, nog een tweede mogelijke manier van benadering van geïntegreerde audits beschreven: de Extended Audit Approach (EEA). Deze benadering mag worden toegepast op volledig geïntegreerde managementsystemen (volgens de factoren in bovenstaande tabel) en bij toetsing tegen de op HLS gebaseerde normen. Wel moet er voor of tijdens de fase 1 audit een verplichte ‘planningssessie’ plaatsvinden. Tijdens de planningssessie moet er worden vastgesteld of het daadwerkelijk om een volledig geïntegreerd systeem gaat dat past bij het bereik van de activiteiten van de organisiatie en de organisatiestructuur- en proccessen.

Bij deze manier van auditen wordt geen korting berekend, maar uitgegaan van de langste minimale audittijd die geldt voor een van de normen waartegen wordt getoetst. Voor elke aanvullende norm moet 50 procent van de daarvoor geldende minimale auditduur worden opgeteld. Dit kan uiteindelijk zorgen voor een grote vermindering van de totale auditduur.

Nieuwe aanpak

Niet alleen het bereken van de totale auditduur gaat bij de EAA op een andere manier, ook de aanpak tijdens de audit wijkt af. De leadauditor moet het geïntegreerde managementsysteem namelijk beoordelen op basis van de eisen uit de hoofdstukken 4, 5, 6, 9 en 10 van de op de HLS-gebaseerde normen. De andere leden uit het auditteam doen dit op basis van de meer specifieke en op operationale procesbeheersing gerichte eisen in de normen uit hoofdstuk 7 en 8. Niet iedereen mag zich lead-auditor of auditteamlid noemen, er wordt natuurlijk gekeken of de leden over genoeg aspect- en sectorspecifieke kennis beschikken. Ook belangrijk: de MD 11 is een aanvulling op de ISO/IEC 17201-1 en alle algemeen geldende eisen aan de certificatie-instelling, geen vervanging.

Vooruitgang

Volgens Dick Hortensius, consultant Managementsystemen NEN, is het goed om te zien dat er bij de geïntegreerde certificatie-audits meer rekening kan worden gehouden met de op HLS-gebaseerde normen. Organisaties met een volledig geïntegreerd managementsysteem kunnen met hun certificatie-instelling nieuwe afspraken gaan maken over de wijze en duur van de externe audits. Zo, zegt Hortensius, kan de aanpak van de EEA zoals in MD11 beschreven, een eerste stap zijn in de richting voor certificatie-instelling om eerst de goede opzet en werking van het ‘kernsysteem’ op basis van de HLS te beoordelen en vervolgens de goede werking en inbedding van de daarop ‘ingeplugde’ aspectsystemen.

De precieze wijze van auditen volgens de MD11 staat nog niet helemaal vast, omdat er nog veel discussies heersen rondom de manier van berekening van de minimale toe te passen auditduur. Wat Hortensius betreft mag de focus worden verschoven naar de discussie over de beste aanpak van geïntegreerde audits. De organisatie moet volgens hem beter inzicht krijgen in de sterke en zwakkere punten van het geïntegreerde systeem. Daar kan de manier van certificering alleen maar op door vooruit gaan!

Leestip: Interne audits op basis van HLS

Bron: NEN
© V-Kam Education® / Michelle van er Molen – contentmarketeer