De vertrouwenspersoon – tips uit de KAM-klankbordgroep

Er is op dit moment veel aandacht voor grensoverschrijdend gedrag op het werk. Dat is goed en belangrijk. 

Wat ook goed en belangrijk is, is dat medewerkers in jullie organisatie ergens met problemen of zorgen terecht kunnen. Bij een vertrouwenspersoon bijvoorbeeld. 

Tijdens de KAM-klankbordgroep was de vertrouwenspersoon één van de onderwerpen. Hoe is dat zoal geregeld? Het was een sessie waarin heel wat ervaringen, praktische ideeën en tips langskwamen. We delen er een paar met je: 

Laat zien wie vertrouwenspersoon is

Om problemen en zorgen te kunnen delen, moet je weten bij wie je terecht kunt. Laat dus zien wie vertrouwenspersoon is.

‘Onze vertrouwenspersoon is makkelijk te vinden op ons intranet. We leggen uit met welke klachten je er terecht kunt. Daarnaast hangen de contactgegevens op het prikbord. En vindt iemand het vervelend om contact op te zoeken op het werk? Dan mag dat ook op via het privé-mailadres.’ 

Zorg voor je vertrouwenspersoon

Vertrouwenspersoon zijn, dat doe je niet zomaar.  ‘Bij ons hebben vertrouwenspersonen vrijwillig gekozen voor deze taak. Ze vormen een hechte groep en gaan samen regelmatig op training. We moeten goed voor ze zorgen, want zo’n functie is niet niks.’

Een vertrouwenspersoon is niet iemand van HR of PZ

‘Dat niemand van HR bij ons vertrouwenspersoon is, doen we expres. In de Arbowet staat dat het liever geen HR-medewerker is. Iemand moet zich veilig en vrij voelen om aan te kloppen. En stel, het komt tot een ontslagsituatie? Dan is de dubbele rol van zowel HR-medewerker als vertrouwenspersoon niet veilig en transparant.’

Op elke afdeling een vertrouwenspersoon  

‘Wij hebben 5 vertrouwenspersonen, zowel mannen als vrouwen. Zij komen van verschillende afdelingen. Zo kunnen medewerkers kiezen bij wie ze terecht kunnen. Dat mag dus ook iemand  van een andere afdeling zijn. Want soms is het makkelijker om in gesprek te gaan met iemand die wat verder weg staat.’

Intern en extern – het kan allebei

Veel organisaties kiezen of een interne vertrouwenspersoon, of een externe. Maar je kunt ook kiezen voor allebei. ‘Het kan lastig zijn om je verhaal te doen bij een leidinggevende waar je gedoe mee hebt. Daarom hebben wij beide opties.’