Crisis als vliegwiel voor verandering: het stimuleren van eigenaarschap

Hoewel de crisis zorgt voor drastische veranderingen, is het altijd belangrijk om kansen te blijven zien. Elke crisis – groot of klein – brengt verandering met zich mee.

In het webinar ‘Crisis als vliegwiel voor verandering’, leggen Vincent van Duyvenbode en Sander Delfos uit op welke manier de crisis ook kan zorgen voor een positieve verandering binnen de bedrijfsvoering. In dit webinar benadrukken ze o.a. het onderwerp eigenaarschap en leggen ze uit waarom dit zo belangrijk is voor de groei van een onderneming.

Beide heren werken zelfstandig, kunnen zich QHSE-professionals noemen en hebben bij meerdere organisaties het kwaliteitsproces mogen begeleiden. Met nadruk op begeleiden, want – zo stellen ze – het moet geen KAM-feestje worden, de verantwoordelijkheid ligt nog altijd bij de afdeling zelf.

Van HR tot de werkvloer tot aan het management: iedereen is zelf verantwoordelijk voor haar of zijn problemen. Hoe we ervoor zorgen dat de verantwoordelijkheid weer bij de juiste personen komt te liggen? Daarvoor moeten we terug naar het begin. Het doel. Waarom doen we wat we doen? Organisaties willen geld verdienen: een zo hoog mogelijk rendement tegen zo laag mogelijke bedrijfsvoeringskosten. Doelmatig en doeltreffend produceren.

Meer dan alleen een certificaat

Om dit voor elkaar te krijgen, moet de focus in het bedrijf liggen op het voorkomen van alle afwijkingen, in alle processen. Van interne of externe klachten, tot storingen en afkeur van het product. Daarvoor zal iedereen in het bedrijf zich bewust moeten worden van datgene wat ze doen, hoe ze dat doen en waarom ze dat doen.

Als de hele keten immers klopt, zo stellen de heren, is het resultaat al snel: minder afkeuringen. Door inbeddingen van de kwaliteitsstandaarden in het bedrijf (ISO, BRC, IFS), wordt dit deels gewaarborgd. Maar alleen een certificaat is niet genoeg. Er moet gewerkt worden aan de verhoging van kwaliteitsbewustzijn en het gevoel van eigenaarschap bij alle medewerkers.

Taken van een KAM-coördinator

Is er een kwaliteitsprobleem op de werkvloer, dan wordt er al snel gewezen naar de kwaliteitsafdeling. Maar het moet natuurlijk geen KAM-feestje worden: als bedrijf moet je je medewerkers bewust maken van het proces, verantwoordelijkheid dragen en verantwoordelijkheid geven.

Eigenaarschap creëren bij je medewerkers. Dat is een project van een aantal jaar, want het gaat hier om het veranderen van de kwaliteitscultuur. We zijn immers allemaal verantwoordelijk voor kwaliteit, met name in het gebied waar je werkzaam bent. Wat dan wel op het bordje van een QHSE-professional ligt?

• Het bijhouden van wet- en regelgeving
• Het uitvoeren van interne audits en inspecties (of het managen hiervan)
• Kwaliteitsprojecten (bijvoorbeeld het geven van een toolbox)
• Afdelingen helpen met kwaliteitsvraagstukken (ondersteunende rol)
• Het controleren van productiedocumenten
• Instructie/ training (denk aan GMP, veiligheid)
• Het begeleiden van externe- en klantaudits
• Beheer van interne en externe klachten (niet het hele proces managen, maar ervoor zorgen dat het klachtenproces goed in elkaar steekt)
• Documentbeheer

Als QHSE-professional heb je een ondersteunende en adviserende rol. Bij klachten of deviaties is de afdeling verantwoordelijk voor het probleem en ondersteunt de kwaliteitsafdeling het onderzoek: wordt het proces goed uitgevoerd en worden de juiste mensen aangesproken?

Veranderen van kwaliteitscultuur

Maar wie zorgt er dan voor een verandering in de kwaliteitscultuur? Medewerkers moeten zich ontfermen over hun werkplek en zelf de verantwoordelijkheid nemen. Maar hierbij moet vooral het management het goede voorbeeld geven: houdt het management zich niet aan de vastgestelde regels, waarom zou een werknemer dat dan wel doen? Daarnaast, stellen de mannen, moeten medewerkers elkaar kunnen én durven aanspreken, wanneer iemand zich niet aan de afspraken houdt.

We zaten vast in een ingemetselde cultuur: heel veel was vooral niet mogelijk. Maar een crisis vraagt om bepaalde aanpassingen: werkgevers moesten plots hun werknemers meer loslaten. De dagelijkse routine werd doorbroken, doordat er bijvoorbeeld minder mensen aan de productielijn stonden, omdat de helft van het team verplicht was om thuis te werken. Dan moet je je als werknemer wel pro-actiever opstellen en meer verantwoordelijkheid nemen.

Eigenaarschap pakken. De coronacrisis biedt ruimte om de kwaliteitscultuur binnen een bedrijf te veranderen en de verantwoordelijkheden daar te leggen, waar ze horen.

Eigenaarschap stimuleren

Om eigenaarschap te stimuleren, worden twee randvoorwaarden gesteld: de intrinsieke en contextuele randvoorwaarde. Bij de intrinsieke randvoorwaarde geldt: medewerkers moeten het kunnen én willen. Daarnaast moet het van betekenis zijn: wat halen ze eruit, wat is de toegevoegde waarde en krijgen ze er genoeg waardering voor terug?

De contextuele randvoorwaarde staat voor meer regelruimte: medewerkers moeten genoeg verantwoordelijkheid krijgen, om het eigenaarschap op zich te kunnen nemen. Wees transparant en zorg voor inzicht: wat levert het op, wat hebben ze bereikt? En vertrouw daarbij op de kwaliteiten van de werknemers. Mensen missen op dit moment nog te vaak de vrijheid in hun eigen manier van werken. Het vertrouwen van de werkgever ontbreekt. De grootste change of mindset ligt dan ook bij het managementteam: als die alles ‘prima’ vinden zoals het nu gaat en hun medewerkers niet de ruimte en het vertrouwen willen geven om het eigenaarschap te nemen, vinden de werknemers het vaak ook ‘wel prima’. Time for change!

Dit artikel was nog maar het tipje van de sluier. Meer weten? Het gratis webinar ‘Crisis als vliegwiel voor verandering’ is hieronder terug te kijken.