21 ideeën voor de implementatie van lean management

Wat lean management is, hoeven we op deze website niet uitgebreid uit te leggen. De meeste van jullie zullen een definitie geven in de trant van ‘kwaliteit verbeteren’, ‘processen stroomlijnen’ of klanttevredenheid vergroten’ – en dat vooral door het elimineren van verspilling. De grootste fout die gemaakt wordt bij lean-implementatie is dat lean gezien wordt als een set instrumenten of als project met een begin en een eind. Lean management wordt pas succesvol als het een manier van managen wordt en deel gaat uitmaken van het dna van de organisatie. Hoe zorgt je daarvoor? Hieronder worden 21 tips gegeven.

KAM coördinator opleiding

Laat proces-operators in proces-gerelateerde teams werken in plaats van functionele teams (zoals meestal het geval is). Teams moeten werkelijk zelfsturend worden. Lean vereist dus een verandering in denken en in managen, niet alleen in een nieuwe toolbox. 

2. Coach de stafmedewerkers
Dit voorkomt conflicten en zorgt ervoor dat het management de veranderingen goed kan faciliteren. In de praktijk betekent dit vooral: learning by doing – en dan pas trainen. 

3. Start met ‘value stream pilots’
Een van de belangrijkste lean-tools is ‘value stream mapping’. Dit geeft een totaalbeeld van zowel geaggregeerde waardetoevoegingen als verspillingen. Het helpt te begrijpen waar de verspilling vandaan komt en voorkomt dat elementen worden verwijderd – en daarmee ook waarde. Zorg ervoor dat een cross-functionele groep dit gezamenlijk bekijkt. 

4. Kaizen workshops
Essentieel is dat alle werknemers uitstekend opgeleid en getraind worden. Een effectief leermiddel is de Kaizen-workshop, al dan niet toegespitst op specifieke problemen (wat de workshop ook relevant maakt voor de dagelijkse probleemoplossing). 

5. Organiseer en manage rond ‘value streams’
In de meeste organisaties vindt managen plaats aan de hand van processen en functies en niemand voelt zich verantwoordelijk voor de hele waardeketen. In Lean-organisaties is de Value Stream (waardestroom: de aaneenschakeling van waardetoevoegende processen) het richtsnoer. 

6. Communicatie en feedback
Communiceer en geef feedback. Hiermee betrekt je alle mensen, op alle niveaus. Je genereert meer ideeën die tot synergie kunnen leiden. 

7. Maak het verplicht
Maak duidelijk dat het lean-avontuur verplichte kost is en niet ‘leuk voor erbij’. 

8. Focus op de lange termijn
Lean kan worden ingezet ten tijde van een crisis. Als de crisis voorbij is, bestaat het gevaar dat iedereen weer terugvalt in de oude patronen. Leiders van de organisatie moeten focussen op lean voor de lange termijn, niet alleen om even een probleem op te lossen. 

9. Wees voorbereid op weerstand van het middenmanagement
Weerstand van het middenmanagement is een van de grootste hinderpalen voor lean-implementatie. Dit blijkt uit onderzoek van het Lean Enterprise Institute. 

10. Wees opportunistisch
Als nog niet iedereen in de organisatie overtuigd is van de voordelen van lean management, is het van groot belang snel resultaten te boeken. Maak tijd vrij om ‘big wins’ te identificeren. Ze zijn belangrijk om mensen te overtuigen. 

11. Stem de prestatie-indicatoren af op de waardestroom
Monitoren met prestatie-indicatoren (‘metrics’) zoals uitvaltijd of productietijd. Verwijder de prestatie-indicatoren die niets met lean te maken hebben. 

12. Develop your own way
De ‘Toyota Way’ is van Toyota. Je moet jouw eigen ‘way’ ontwikkelen. Bouw verder op het erfgoed van jouw eigen organisatie.

13. Ontwikkel lean leiders, of huur ze in
Belangrijk is dat jij (als leider) het lean-traject niet geheel naar je toetrekt, maar de juiste condities creëert waarin het team lean kan implementeren. Doel van deze aanpak is dat er een kern van lean leiders ontstaat, die getraind zijn in de lean tools en technieken – en anderen kunnen opleiden. 

14. De leiders moeten ‘the Company Way’ begrijpen, erin geloven en uitdragen
Als de leiders van de organisatie de transformatie niet ondersteunen, dan is het een verloren zaak. 

15. Creëer een positieve atmosfeer
Wees tolerant naar fouten, ondersteun een leeromgeving en heb geduld. 

16. Vraag experts voor de training
In Japan wordt de term ‘sensei’ (leraar) gebruikt: de leraar die meesterschap heeft bereikt op zijn terrein. Elke organisatie heeft sensei nodig om technische ondersteuning te geven, maar ook veranderexperts om de transformatie te helpen faciliteren, om snel resultaten te boeken. Maar een goede leraar doet niet alles voor je. Jij moet ervoor zorgen dat lean-kennis in huis komt. 

17. Baseer u op harde gegevens
Zonder data, bent u nergens. Zorg ervoor dat alle beslissingen die genomen worden om processen te optimaliseren, gebaseerd zijn op data. Dit helpt om de emotie uit belangrijke beslissingen te halen en het bevordert acceptatie. 

18. Maak prestaties zichtbaar
Volg alle gegevens en prestaties real-time. Maak resultaten zichtbaar. 

19. Benchmark met andere organisaties
Bezoek organisaties die lean al succesvol hebben geïmplementeerd, leer van hun ideeën. De meeste bedrijven ontvangen je graag. 

20. Formeer een Lean Enterprise Steering Team
Dit is het centrale lean-team dat ondersteunt in planning, implementatie en follow-up. Dit team is vaak het normale lijn managementteam, met algehele verantwoordelijkheid voor de resultaten.

21. Juich niet te vroeg … en geef niet te snel op 
Lean is een reis. Zodra het proces is geoptimaliseerd – start opnieuw! Het doel  is een langdurige en duurzame verbetercultuur te ontwikkelen.

Bron: processexcellencenetwork.com